Курс: Эффективный тайм - менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook 2016/2019
Продолжительность курса: 32 ак. ч.
Описание курса:
Хотите научиться управлять временем? Ваше решение – комплексная программа «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook 2019/2016»!
Вы научитесь обеспечивать производительность собственного труда и труда своих подчиненных за счет применения технологий эффективного планирования рабочего времени. Вы овладеете принципами, технологиями и навыками эффективного планирования рабочего времени, освоите приемы самомотивации.
В планировании рабочего времени Вы получите надежного и незаменимого помощника – программу Microsoft Outlook с ее многочисленными функциями планирования и организации рабочего времени, дополненными удобными способами работы с электронной почтой. Вы научитесь эффективно использовать рабочее время, автоматизировать и ускорять обмен информацией. Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.
Аудитория:
Курс предназначен для собственников бизнеса, руководителей предприятий, менеджеров высшего и среднего звена и всех, кто заинтересован в оптимизации своего времени и лучшей самоорганизации.
Необходимая подготовка:
• Базовые знания работы с ПК (Windows, Word).
Результат обучения:
После изучения курса слушатель будет уметь:
• достигать большего за меньшее время;
• успевать сделать главные дела вовремя;
• продвигаться вперед быстрее и эффективнее;
• сбалансировать работу и личную жизнь;
• успокоиться и не переживать из-за времени.
Программа курса:
Модуль 1. Главный ресурс в жизни и бизнесе — время!
• Учет своих индивидуальных особенностей в управлении временем. Практика –«Определение цикла действия». Рабочий стиль.
• Эффективное управление временем. Ролевая игра – Есть ли у вас план?
Модуль 2. Практика – Создание древа целей. «Основные жизненные ценности». Миссия – Цель – Задача – Исполнение.
• Инвентаризация времени. Хронометраж и оценка личной эффективности. Практика – Портрет рабочего дня. Отслеживание показателей в личной работе (Пирог времени).
• Самоменеджмент с использованием дневника времени, календарика-пинарика, ментальных карт.
• Анализ "поглотителей" времени (хронофагов) и их устранение. Определение продолжительности непродуктивной работы. Выявление резервов времени.
Модуль 3. Навыки эффективного планирования и целеполагание.
• Анализ ценностей и целей. Главные цели жизни и их разглобализация. Определение глобальной цели. Проверяем по критериям формулирования целей SMART. Практика «Измерение целей». Кейс – Золотая рыбка.
• Принятие решений: вскрыть резервы производительности. Практика.
• Необходимость принятия решений. Практика - «Съесть лягушку, разделить слона, швейцарский сыр» и т. д.
• Техники Pomodoro и Trello: тайм-менеджмент, который работает: просто и элегантно – обзорно.
• Обзор популярных программ для управления временем / собой ….google calendar – обзорно.
• Облачные хранилища (Dropbox, Google Drive) – обзорно.
Модуль 4. Эффективное управление временем
• Принципы и правила планирования времени. Цветное планирование. Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип «3 гвоздя».
• Установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Анализ списка дел участников.
• Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Практика - «Важно/Неважно».
• Практика - «Ценности и приоритеты».
Модуль 5. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией
• Первый запуск Microsoft Outlook 2019/2016. Настройка папки по умолчанию при запуске Outlook.
• Обновленный интерфейс, элементы окна программы.
• Эффективная справка. Обучающие инструменты.
• Работа с областью папок.
• Изменение порядка расположения папок в области папок.
• Обзор основных отличий от ранних версий Outlook.
• Изменение содержимого панели навигации.
• Использование электронной почты для эффективного обмена информацией.
• Новая возможность Outlook 2019 – чтение вслух.
• Создание сообщения, использование значков SVG для наглядного представления информации.
• Ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения, изменение формата сообщений.
• Использование возможности поиска проблем читаемости при создании сообщения.
• Удаление сообщений, восстановление.
• Новая возможность Outlook 2019, пометка сообщений как прочитанных при удалении.
• Новая возможность Outlook 2019 - сортировка почты
• Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте.
• Опросы по электронной почте.
• Статистика опросов.
• Планирование времени отправки сообщений.
• Настройка переадресации ответов.
• Установка срока действия сообщения.
• Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений.
• Настройки по умолчанию.
• Быстрые действия.
• Быстрые ответы с помощью встроенных ответов.
• Отметка сообщений к исполнению.
• Настройка напоминаний.
• Работа с вложениями при получении.
• Быстрые команды в строке вложений.
• Работа с вложениями при отправке.
• Вложения в письма из облачного хранилища OneDrive.
• Создание подписей.
• Создание визитных карточек.
• Добавление электронной визитной карточки в подпись сообщений.
• Создание и использование шаблонов сообщений.
• Понятие «Web – почта». Отличия от использования почтового клиента.
• Настройка учетной записи Outlook 2019/2016 для работы с электронной почтой Интернет.
Модуль 6. Организация входящей информации. Контакты, адресная книга Outlook
• Работа с адресными книгами
• Добавление контактов в адресную книгу
• Настройка адресной книги по умолчанию
• Создание списков рассылки
• Условное форматирование. Умейте выделить главное
• Беседы. Настройка
• Фильтр нежелательной почты
• Управление сообщениями электронной почты с помощью правил, работа с Мастером правил
• Использование области «Избранные папки»
• Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
• RSS каналы
• Фильтр нежелательной почты
• Функциональный поиск. Новый «Помощник»
• Интеллектуальный поиск
• Автоответы
Модуль 7. Персональная деятельность в Календаре. Встречи, события, собрания. Работа с задачами. Технология постановки задач. Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач. Доступы к папкам Outlook
• Outlook как оптимальное решение в практическом планировании. Использование календаря.
• Элемент интерфейса - панель прогноза погоды.
• Настройка параметров календаря.
• Изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели.
• Навигация в календаре.
• Добавление, удаление и изменение часовых поясов.
• Быстрый обзор календарных планов.
• Создание разовых и повторяющихся встреч.
• Создание разовых и повторяющихся событий.
• Установка напоминаний.
• Создание и работа с несколькими календарями.
• Планирование собраний.
• Процедура планирования собрания, приглашение участников.
• Ответ на приглашение. Статистика ответов на приглашение.
• Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания.
• Работа с задачами.
• Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре.
• Обновление задачи, выполнение задачи.
• Назначение задач.
• Понятие назначения задачи и владения задачей.
• Прием и отклонение задачи, переадресация поручения.
• Контроль выполнения задач.
• Рассылка отчета о состоянии задачи.
• Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов.
• Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок.
• Настройка разрешений для общих папок.
• Предоставление общего доступа к папкам Outlook 2019/2016.
• Открытие папок других пользователей.
Модуль 8. Организация встреч, задач в проекты. Представления в Outlook. Работа с категориями. Использование дневника, заметок. Резервное копирование информации. Импорт - экспорт данных.
• Настройте личную систему планирования. Успевайте выполнить главное.
• Использование категорий для эффективного планирования. Организация встреч, задач в проекты.
• Создание пользовательских категорий.
• Назначение категорий, работа с главным списком категорий.
• Практическое применение категорий: организация задач в проекты.
• Сортировка, группировка, фильтрация.
• Систематизация планирования с помощью пользовательских полей.
• Выбор и изменение представлений. Создание пользовательских представлений.
• Расширенный поиск элементов. Правила поиска. Эффективный поиск элементов.
• Тактика Zero Inbox.
• Использование и настройка страницы "Outlook сегодня".
• Печать различных элементов, настройка параметров печати.
• Использование дневника.
• Создание записей в дневнике.
• Материализуйте мысли и идеи. Использование заметок.
• Создание и редактирование заметок.
• Пересылка заметок по электронной почте.
• Преимущества использования Outlook 2019/2016 совместно с Microsoft Exchange Server.
• Принципы хранения информации в Outlook 2019/2016. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook.
• Импорт – экспорт данных Outlook.
• Архивация данных в Outlook 2019/2016.
• Синхронизация Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone.